„Ein neues Niveau erreicht…“
- von der Professionalisierung von Warenwirtschaft und Online-Shop

Unser Partner Thomas Steffen, Geschäftsführer von Online-Dichtungsshop.de, im Gespräch über die Umstellung seines Onlinehandels auf das JTL System

Service, Qualität und Schnelligkeit

Thomas Steffen, 32, betreibt seit fünf Jahren zusammen mit seiner Lebensgefährtin Anne Niedergesäß den Handel Online-Dichtungsshop.de. Der zweifache Familienvater ist seiner Heimat Mecklenburg-Vorpommern treu geblieben und liefert von Ueckermünde aus - einem Erholungsort und Seebad am Stettiner Haff - Produkte, die man für das Abdichten und Kleben benötigt. Neben Silikonen, Klebstoffen und Dichtmassen ergänzen Werkzeuge und Zubehöre das Sortiment, welche Abnehmer innerhalb von Europa, vor allem aber natürlich in Deutschland finden. Service, Qualität und Schnelligkeit sind dabei die Kriterien, für die Thomas Steffen mit seinem Online-Shop steht - demzufolge erwartet der junge Unternehmer eben dies auch von seinen Service-Partnern.

Doch als man im vergangenen Jahr in neue Räumlichkeiten umzog, lies der damalige Service-Partner, der Warenwirtschaft und Shop betreute, Thomas Steffen im Stich – ein Termin, der über Wochen geplant worden war, konnte plötzlich nicht eingehalten werden – und das ohne Angabe relevanter Gründe.

„Ich bin jemand, der anderen nicht nachläuft -
ich muss mich auf meinen Service-Partner verlassen können,
so teilte ich der damaligen Firma mit, dass sie dann auch gar nicht kommen müssen.“

Notdürftig wurde der neue Server aufgebaut und die Arbeit mit einigen Einschränkungen fortgesetzt, währenddessen sich Thomas Steffen auf die Suche nach einem neuen Dienstleister begab.

Durch Zufall gefunden

Eigentlich sei es ein Zufall gewesen, dass er so auf die Firma Falk Buchmann in Jena stieß - man sah sich nach einer Alternative zur bisherigen Warenwirtschaft (Shopsystem Modify) um - war so auf JTLSoftware aufmerksam geworden. Auf deren Website wurde man schnell fündig und nahm die angegebenen JTL-Service-Dienstleister näher unter die Lupe. Zunächst bestand der Wunsch nach einem regionalen Partner - doch die Firma Falk Buchmann war trotz 350 km Luftlinie zwischen Ueckermünde und Jena der Service-Partner, der die geringste Entfernung aufwies und gleichzeitig alle von Thomas Steffen gewünschten Kriterien erfüllte.

Die erste Mail war schnell geschrieben, es folgten einige Telefonate im Frühjahr dieses Jahres, bei denen man sich auf Anhieb verstand und sich zunächst darauf einigte, die Warenwirtschaft gemeinsam umzustellen. So wurde nicht viel Zeit verloren, sondern alsbald mit der Projektumsetzung begonnen.

„Die Mitarbeiter der Firma Falk Buchmann haben uns kompetent beraten,
man ist gut miteinander klargekommen -
von Anfang an hatte ich ein gutes Gefühl.“

Komplette Umstellung auf JTL

So entschied man sich dazu, nicht nur die Warenwirtschaft umzustellen, sondern gleichzeitig auch zum JTL Shop4 zu wechseln. Den großen Vorteil sah Thomas Steffen vor allem darin, dass man lediglich ein Programm öffnen muss und aus diesem heraus simultan Warenwirtschaft, Shop, Amazon und eBay betreuen kann - somit einen besseren Überblick über alle relevanten Ebenen des Onlineshop-Handels hat.

Die Umstellung der Warenwirtschaft erfolgte schnell und reibungslos – das neue System wurde installiert und daraufhin die Daten der alten Warenwirtschaft eingespielt. Auch der neue JTL Shop war in kurzer Zeit grafisch erstellt, musste dann natürlich entsprechend programmiert und gepflegt werden. „Das ist ein wachsender Prozess, dafür muss man sich auch einfach Zeit nehmen.“, weiß Thomas Steffen.

Desweiteren wurden Formulare und Templates für den Online-Dichtungsshop erstellt. Besonders die Zuverlässigkeit, die gute Erreichbarkeit und die Hilfe bei Problemen im Umgang mit dem neuen System waren für Thomas Steffen bei der Zusammenarbeit von großer Bedeutung.

„Frau Buchmann ist wirklich immer erreichbar und hat Ahnung von dem, was sie macht -
genauso wie Maik Waffen und Uwe Jaksties. Habe ich Probleme oder ein paar Änderungsvorschläge,
so erfolgt Lösung und Umsetzung immer zeitnah.“

Zufriedenstellende Zusammenarbeit

Natürlich müsse man auch immer sehen, was dringend notwendig sei und sofort umgesetzt werden sollte, oder was dann auch mal eine Woche Zeit hat. Angesprochen auf Verbesserungsvorschläge für die gemeinsame Zusammenarbeit, berichtet Thomas Steffen:

„Da fällt mir jetzt spontan nichts ein, was noch besser hätte laufen können.
Ich schätze die Mitarbeiter der Firma so kompetent ein, dass sie selbst wissen,
was sie vielleicht noch verbessern könnten.
Ich habe an dieser Stelle nichts zu bemängeln.“

Auch die Entfernung hat Thomas Steffen nicht als Hürde empfunden, suchte er doch zunächst einen regionalen Partner- über TeamViewer hat man viele der Arbeitsschritte besprechen können. Durch den direkten Zugriff auf alle Daten konnte man so gezielt Probleme beheben, Verbesserungen vornehmen und Ideen umsetzen - nur zusammen auf dem Stuhl habe man nicht gesessen, das wäre der einzige Unterschied zu einer Vor-Ort-Besprechung gewesen, berichtet Thomas Steffen.

Ein Indiz für die positive und produktive Zusammenarbeit ist nicht zuletzt die Tatsache, dass Thomas Steffen in den nächsten Jahren fest mit der Firma Falk Buchmann als Dienstleister plant.

„Ich bin sehr zufrieden. Wenn sich nichts dramatisch ändert,
sehe ich keinen Grund, nicht auch weiter zusammen zu arbeiten.“

Positives Kunden-Feedback und Optimierung der Arbeitsabläufe

Bereits kurze Zeit nach dem Relaunch sind schon einige Erfolge spürbar. Vermehrt habe man positives Kundenfeedback erhalten; zum Beispiel, dass der Online-Shop sich im Auftreten verbessert hat, übersichtlicher geworden ist und zudem anständig aussieht. Dass über JTL-Wawi Kunden automatisch über den Stand ihrer Bestellung informiert werden, hat sicherlich auch zu dieser positiven Bewertung beigetragen. Der Shop macht im Moment mehr Umsatz als zuvor, inwieweit dies auf die Veränderungen zurückzuführen ist, wird sich zeigen. Vor allem aber in den Arbeitsläufen sei die Umstellung am deutlichsten geworden - durch die einfachere, übersichtlichere Handhabung des JTL Systems und der damit verbundenen Zeitersparnis.

„Mit Falk Buchmann und JTL haben wir einfach ein neues Niveau erreicht -
vor allem in unseren Arbeitsabläufen.
Im Nachhinein muss ich mich bei unserem vorherigen Serviceleister bedanken,
dass er so unzuverlässig war.
Eigentlich ein großes Glück, dass es so gekommen ist...“

Pläne für die Zukunft

Thomas Steffen sieht sich selbst mit seinen Produkten in einer Nische, möchte gemeinsam mit seiner Lebenspartnerin und den beiden Angestellten stetig daran arbeiten, das Sortiment zu erweitern und Service und Arbeitsabläufe auch künftig zu verbessern. Da man im vergangenen Jahr in neue Räumlichkeiten umgezogen ist, nun über eine neue Halle mit deutlich größerer Lagerfläche verfügt, hat man nun auch die Möglichkeit, als Unternehmen weiter zu expandieren – mit der Professionalisierung von Warenwirtschaft und Shop ist ein wichtiger Schritt dafür getan worden.

„Wir möchten weiter wachsen - und das vernünftig, nachhaltig und kontinuierlich.
Und dann schauen wir, wo die Reise hingehen kann…“

Bei dieser Reise werden wir Sie und Ihr Unternehmen gerne weiterhin unterstützen.

Vielen Dank für das Gespräch, Thomas Steffen!